Com o começar de um novo ano, e com a entrada em vigor de um novo Orçamento de Estado, o tema dos limites da tributação do subsídio de refeição faz parte da agenda diária das empresas portuguesas.

O OE 2025 vem introduzir alterações a este nível. Assim, o limite para a isenção dos valores pagos a título subsídio de refeição passa a ser de 10,20€ (anteriormente 9,60€). O limite para a não tributação dos valores pagos em dinheiro, irá manter-se nos 6€.

O subsídio de refeição corresponde ao valor pago pela entidade patronal ao trabalhador, por cada dia trabalhado, como forma de o compensar pelos gastos diários incorridos com a refeição realizada durante o dia de trabalho. Até aos limites acima referidos não é considerado como rendimento do trabalho dependente e não será tributado (nº 2 da alínea b) do nº 3º do artigo 2.º do CIRS).

Tendo isto em conta, é necessário apurar qual o procedimento a adotar quando se verifica, cumulativamente, o pagamento de refeições a trabalhadores deslocados em trabalho e o pagamento de subsídio de refeição.

Como acima referido, o subsídio de refeição é pago ao trabalhador como forma de o ressarcir pelas despesas com alimentação em que este incorre no dia laboral.

Nas entidades empregadoras onde seja comum que os trabalhadores se desloquem habitualmente por motivos profissionais, o pagamento de ajudas de custo podem ser uma opção. De acordo com a legislação em vigor, os montantes pagos em ajudas de custo a um determinado trabalhador destinam-se a compensá-lo pelas despesas com a alimentação e alojamento em que incorre quando deslocado em serviço (deslocações para além de 20 km do seu local de trabalho em deslocações diárias e nas deslocações para além de 50 km do local de trabalho em deslocações por dias sucessivos).

Caso a empresa opte por esta via, deve descontar-se ao valor de ajudas de custo diário o valor pago em subsídio de alimentação nesse mesmo dia, ou em alternativa, não pagar o subsídio de refeição no dia em que forem pagas ajudas de custo ao trabalhador.

RESUMINDO:

– Subsídio de refeição, pagamento de refeições e ajudas de custo são três formas diferentes e não cumulativas de compensar o trabalhador pelos gastos diários incorridos com a refeição:

• • O pagamento de subsídio de refeição: a forma mais comum, é isento de tributação na esfera do trabalhador (até aos limites legais) e é aceite como custo fiscal na empresa.
  • Em situação específicas, o pagamento de refeições ao trabalhador: pode ser uma opção, com ressalva de que apenas será aceite como gasto fiscal na sua empresa se a despesa for devidamente documentada (fatura emitida pelo restaurante em nome da empresa), e em que, para o trabalhador, o valor de subsídio de alimentação desse dia seja considerado como rendimento, e consequentemente tributado em IRS.
  • O pagamento de ajudas de custo: são aceites fiscalmente como gasto na esfera da entidade empregadora e estão isentos tributação em IRS para o trabalhador (desde que não sejam ultrapassados os valores de referência – pode consultar aqui os limites aplicáveis em vigor).
    • Nota: se houver pagamento de ajudas de custo, não deve ser pago subsídio de refeição, ou então este deve ser descontado ao valor de ajudas de custo pago de modo a evitar a tributação deste em IRS.